【合格体験記】秘書検定2級を大学在学中に合格!勉強時間やオススメの問題集などを紹介!

今回は就職活動へ有利になるよう「秘書検定2級」の資格所得した「清澤葵」さんの体験を元に「秘書検定2級」の合格する秘訣、コツをご紹介します。

私の合格体験記

秘書検定2級を目指した理由

私が秘書検定を目指したのは大1年生の時でした。大学に入学してまだ間もない時期でしたが就職活動への不安を抱えていたため受験することを決めました。

私の所属していた大学の学部は家政学部でした。そのため、卒業後の進路はほとんどの人が保育園や幼稚園に就職でした。しかし、大学に入学したての私は幼児教育に興味が全く持てず一般企業への就職を目指していました。

そのため、少しでも一般企業への就職活動へ有利になるようにまた、大学では幼児教育を学んでいるために一般教養を自分で身につけなければなければという思いがとても強かったです。秘書検定を受験したのは入学したての1年生でしたが2年生、3年生と学年があがるにつれて必修単位が増えまた実習もあることを考え早い時期にと考えていました。

履歴書に書くことができて、学生でも取りやすい資格といえば秘書検定か簿記が定番でしょう。秘書検定と簿記を自分の中で比較した時に単純に秘書検定の方に興味を持つことができたので秘書検定を選びました。

秘書検定は3級からありますが3級だと履歴書に書いても企業からは良いイメージにとられないことが多いです。そのため、勉強時間をなるべく省きたく2級から受験することを決めました。

秘書検定2級の試験内容

試験の出題内容は5分野に分かれています。1.2.3分野、4.5分野それぞれの合計6割程度で合格することができます。

技能の分野で記述形式のものもありますが9割程度がマークシートでの選択式になっているのでとても解きやすかったです。

■秘書に必要とされる資質

ここでは秘書として自身の性格を問う分野や身だしなみについての問題が出題されます。また、上司がこの先どうするかを見越して身の回りの雑務やサポートをすることができる判断能力や洞察力を見られます。秘書として機転を利かせた行動ができるかの行動力も問われることがあります。

職務知識

秘書ならではの仕事の仕方についての問題が出題されます。主に電話の取次ぎの仕方や上司が留守の場合、事前に確認しておくことなどの秘書としての役割を問われます。

一般知識

社会常識や言葉遣い、時事問題など上司や取引先などを取り巻く基礎的な知識などが出題されます。さらに、経営に関する簡単な問題も出ることがあります。

マナー・接遇

冠婚葬祭や来客があった時の対応の仕方などが出題されます。

また、上司や取引先などと良好な人間関係を築くための基本的な知識や接し方、言葉遣いなどの問題が出題されます。

技能

ビジネスの場で使用される基本的な知識や用語が問われます。書面やファイリングの仕方、事務用品の名前、オフィスの環境整備についての常識も出題されます。また、この問題で記述式の問題がでることが多く季節の時候を書く手紙の書き方や社内報の書き方などが出ます。

勉強方法について

使用していた参考書

実務技能検定協会が出している公式の参考書を使用していました。クイックマスターと実務問題集2種類が出版されていますので両方購入して学習することをお勧めします。

秘書検定2級クイックマスター
出版社 : 早稲田教育出版

『秘書検定実問題集2級』
出版社 : 早稲田教育出版

秘書検定は他にもたくさんの出版社から書籍が出版されています。どの参考書にも一長一短あると思いますが私自身いくつかの参考書を検討した結果、やはり公式が一番使いやすいです。というのも試験問題に沿って問題集を出してくれているので試験で点数をとりやすくまた解説がとても分かりやすいです。

また、私は3級の問題集も購入していました。いきなり2級の受験だったため、基礎知識がないなかで2級の参考書を読み解いていくのは難しかったです。そのため、特に独学で受験を検討している人は3級のテキストから購入して勉強することをおすすめします。

3級のテキストから学ぶことで基礎から正しく知識を身に着けていくことができます。

学習方法

在学中の大学で別途料金を支払う形で講座が開催されていました。2級を手っ取り早く合格したく知識もなかったので講座を受講して受験することに決めました。

学習時間

講座は受験の2か月前から開催されていました。週に22時間程度参考書を用いての学習でした。単純計算で講義内での学習時間は32時間程度です。

大学生だったので学部での勉強がかなり多く、またバイトもしていたので自宅での学習時間はほとんどありませんでした。

そのため、私の主な学習時間は講義内での学習と講義後の家までの電車に乗っている時間でした。

大学と家の距離が電車で約1時間の程度だったのですが、講義のあと帰り道に電車の中で学んだ場所の参考書やノートを読み返すことを心がけていました。簿記などと違って計算がないので電車内で復習する時間を作ることができました。

自宅での学習はほとんどなく強いて言えば試験の前日に数時間程度焦ったように自宅で勉強した程度でした。

この程度の時間数でしたが一発合格することができました。

自宅で全く勉強をしなっかた私にとって通学途中の学習時間が大きかったと思います。

おすすめの勉強方法

おすすめの勉強方法は当たり前のことですが復習することです。私の場合講座で教えてくれる先生がいたので重要と言われたところはかかさずチェックして復習するようにしていました。この復習だけで基礎的な知識はほとんど身に着けることができました。

また問題集の解いた回数については3級は1周、2級は3周しました。

3周もしたらもう答えを覚えてしまうほどでしたが、そのくらいやると過去問題集を解いてもほとんどが合格圏内の点数を取ることができるようになると思います。

さらに、1回目の問題集を解く中でとても重要にしていたことは、どうしてその答えになるのかをきちんと考えて納得して進むということをしていました。そうすることで知識が身に付きやすくなると思います。

例えばですが、会議の座るときの上司の座る位置を答える問題は定番で出てきます。この場合、なんとなく奥が上座で手前が下座と覚えることよりも、何かあった時に手前に座っていた方が席から出やすく動きやすいから、となぜその答えになるのかきちんと理解することで問題が応用になった時に理解しやすく問題がすらすらと解けるようになるはずです。

あと、秘書検定の問題は選択問題となっています。数学などと違って計算することなく問題を解くことができます。ということは、ノートや鉛筆がなくても問題が解けるのです。

私は自宅での学習がほとんどしておらず通学の電車の中での学習時間が多かったこともあり問題を解くときにノートを使わずに解いていました。そうすることでノートに文字を書く時間を削減できるのです。たった1秒、2秒のことですが塵も積もれば山となるで少しでも多くの問題を解くことができると思います。

この方法で勉強する際、間違えた問題は問題集に1回目は直接印をつける、2回目は付箋を張り付けていました。そうすることで自然と得意不得意の分野がわかってきます。さらに復習するときにどこが理解できていないのか分かりやすいのでとても効率的になります。

そして、秘書検定の問題は覚えるときにはどうしてそうなるのか考えて覚えていくことが大切だと思いますが問題を解いているときに分からない問題はいくら考えても答えがでてきません。そのため、わからないと思ったら考え込むことなくすぐに答えを見てどうしてその答えになったのかを考える方が先決です。

本試験当日

本試験当日は、正直そんなに緊張することなく受験することができました。試験前日までに過去問題を何回か解いていたのですが、ほとんどが合格圏内に入る点数でした。そのため、問題次第というところは正直ありましたが、やることはやり切ったと腹をくくっていました。当日の勉強方法ですが、当日は大学での授業もあったので勉強する時間もほとんどありませんでした。そのため、過去に間違えた問題をさらっと見直しあとは苦手な単語を覚えるだけに集中していました。

最後に

秘書検定2級は一般的に合格率6割程度と言われています。しかし、きちんと参考書通りに勉強すれば2級程度なら合格することができる試験だと思います。

もちろんきちんと勉強している人もいればほとんど勉強せずに受験している人も全部含めての6割なので数字的にもハードルは低いのではないかなと思います。数字や勉強が苦手な人でも一般常識や社会人になったら当たり前に使用することばかりなので内容も頭に入ってきやすいと思います。

高校生ももちろんですが就職活動を控えている大学生や新社会人などにはとてもおすすめな資格です。また、準1級からは、試験に面接(実技)が加わります。

将来秘書を目指したい方や1級まで学びたい方は2級合格後から間隔を開けずに勉強することがおすすめです。

執筆・監修 清澤葵
大学時代には幼児教育を学んできました。大学卒業後にほ保育士として認可外の保育所で働いてきました。保育士2年目にして園長を経験した過去があります。現在は保育士を休職しながらライターとして活動を始めました。主に幼児教育、子育てに関する記事を執筆しています。

Twitter:@asitamokuru